6 casos de uso de IA pensados para pymes de Colombia: factura electrónica de la DIAN y su calendario tributario por último dígito del NIT, datos personales bajo la Ley 1581, derecho de retracto en ventas en línea, prima de servicios y dotación de calzado y vestido de labor. Cada caso trae herramientas sugeridas y un prompt listo para copiar.
En estos casos el agente prepara, ordena y recuerda; el paso fiscal, laboral o legal lo confirma una persona, como tu contador o tu abogado. Revisamos cada regla en fuentes oficiales antes de publicarla, pero las normas cambian: confírmala antes de actuar. Revisado el .
Cuando un cliente escribe para saber qué datos suyos tienes, corregirlos o pedir que los borres, el agente registra la solicitud en tu planilla con la fecha de recibo y la marca como consulta o reclamo. Calcula el plazo en días hábiles (10 para una consulta, contados desde que la recibes, y 15 para un reclamo, desde el día siguiente) y te avisa por WhatsApp antes de que venza. Si un reclamo llega incompleto, te recuerda pedir lo que falta dentro de los 5 días siguientes. La respuesta y cualquier cambio en tu base de datos los decide y los hace siempre una persona del negocio.
Si vendes por tu tienda en línea, WhatsApp o redes, el cliente puede retractarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la entrega, salvo las excepciones de la ley. Cuando escribe para retractarse, el agente registra la fecha del pedido, la de entrega y la de la solicitud, calcula si está dentro del plazo con el calendario de días hábiles y festivos de Colombia y le confirma por WhatsApp cómo devolver el producto. Desde que el cliente ejerce el derecho y cumple con dar sus datos completos y devolver el producto, el reembolso no puede pasar de 15 días calendario, así que el agente te avisa a diario qué devoluciones vencen pronto y prepara la orden de reembolso al mismo medio de pago. Revisar el producto devuelto y aprobar cada reembolso lo hace siempre una persona del negocio.
El agente toma el calendario tributario oficial de la DIAN y, según el último dígito de tu NIT sin el dígito de verificación, carga en tu Google Calendar las fechas de IVA, retención en la fuente o Régimen Simple que te aplican (en la renta de personas naturales cuentan los dos últimos dígitos). Te avisa por WhatsApp una semana y dos días antes para que prepares la información con tu contador. Cada fecha se confirma siempre contra el calendario publicado por la DIAN.
La prima de servicios equivale a 30 días de salario por año y se paga en dos partes: la mitad a más tardar el 30 de junio y la otra mitad dentro de los primeros 20 días de diciembre, por todo el semestre o en proporción al tiempo trabajado. También tienen derecho las personas del servicio doméstico, los choferes de servicio familiar y quienes trabajan por días. El agente lleva en tu planilla la fecha de ingreso, los días trabajados en el semestre y el salario de cada persona, te avisa por WhatsApp a comienzos de junio y de diciembre para que tu contador revise el cálculo y te recuerda la fecha límite y quién falta por pagar. Si alguien se retira antes, te recuerda incluir la parte proporcional en su liquidación. El cálculo final y cada pago los aprueba y los hace siempre una persona del negocio.
Si tienes al menos un trabajador permanente, debes entregar gratis un par de zapatos y un vestido de labor tres veces al año, a más tardar el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de diciembre, a cada persona que gane hasta dos salarios mínimos y que en la fecha de entrega lleve más de tres meses contigo. La dotación debe ser adecuada al trabajo y al clima en que se hace, y no se puede reemplazar por dinero mientras dure el contrato. El agente lleva en tu planilla la fecha de ingreso, el salario y las tallas de cada persona, marca quién tiene derecho en cada entrega, te avisa por WhatsApp un mes antes de cada fecha para que compres a tiempo y guarda la constancia de entrega firmada. Los elementos de protección personal son una obligación aparte, así que no los cuentes como dotación. La lista final, la compra y la entrega las aprueba siempre una persona del negocio.